Ký nháy là gì? Người ký nháy có trách nhiệm gì?

Ký nháy là gì? Người ký nháy có trách nhiệm gì?

     Ký nháy là gì? Đây là một câu hỏi mà nhiều người có thể chưa biết rõ, đặc biệt là những người mới bắt đầu làm việc với các văn bản hành chính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn về ký nháy là gì, ý nghĩa, cách dùng và trách nhiệm của người ký nháy trong các văn bản.

1. Ký nháy là gì?

     Văn bản trước khi được người ký chính thức phải được kiểm tra về nội dung, hình thức, cách trình bày và quy trình ban hành. Người có trách nhiệm kiểm tra sẽ ký nháy hay ký tắt để xác nhận đã hoàn thành công việc này. Đây là quy định của Chính phủ trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 về Công tác văn thư.

     Ký nháy chỉ là ký xác nhận đã kiểm tra, không có giá trị xác nhận nội dung toàn bộ văn bản như ký chính thức. Ký chính thức là chữ ký của người có quyền ký văn bản, ký dưới chức danh hoặc tên gọi của người đó.

2. Các loại chữ ký nháy

     Có ba loại ký nháy thông dụng như sau:

     Ký nháy ở mỗi trang văn bản: Đây là hình thức ký nháy để đảm bảo tính liên tục của văn bản, ngăn chặn việc bị thay đổi, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản. Người soạn thảo hoặc người duyệt có thể ký nháy ở mỗi trang của văn bản nếu văn bản có nhiều trang.

     Ký nháy ở phần kết thúc nội dung văn bản: Đây là hình thức ký nháy để chứng tỏ sự kiểm tra và duyệt của người có nhiệm vụ đối với nội dung, hình thức và quy trình phát hành văn bản. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy ở phần kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi gửi cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký phát hành.

     Ký nháy ở phần chức danh hoặc nơi nhận: Đây là hình thức ký nháy để xác nhận sự đồng ý và phê chuẩn của người có quyền lực hoặc người được giao quyền trước khi ký chính thức. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, kỹ thuật, quy trình phát hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy ở phần chức danh hoặc ở vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

3. Ý nghĩa của ký nháy

     Ký nháy có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức. Ký nháy giúp:

     Xác nhận tính liền mạch của văn bản, tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

     Kiểm tra và rà soát của người có trách nhiệm đối với nội dung, thể thức và thủ tục ban hành văn bản.

     Xác nhận sự đồng ý và phê duyệt của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền trước khi ký chính thức.

4. Cách sử dụng chữ ký nháy

     Sử dụng ký nháy trong văn bản Theo quy định của Bộ Nội vụ trong Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, sử dụng ký nháy trong văn bản như sau:

     Trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành văn bản, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt ở cuối phần nội dung (sau dấu ./.); đề xuất mức độ khẩn; xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và trình người ký văn bản quyết định.

     Chánh Văn phòng có nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt ở phần “Nơi nhận” cuối cùng. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể ký nháy ở mỗi trang của văn bản nếu văn bản có nhiều trang để thể hiện tính liền mạch của văn bản.

5. Trách nhiệm của người ký nháy

     Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văan bản do mình ký nháy trước khi lãnh đạo ký chính thức. Nếu có sai sót hoặc vi phạm trong quá trình soạn thảo, kiểm tra, rà soát hoặc trình ký văan bản, người ký nháy phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

     Tóm lại ký nháy là gì? Ký nháy là một loại chữ ký quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức. Người ký nháy phải tuân thủ các quy định về cách dùng và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký nháy.

     Bài viết trên đã giải đáp thắc mắc cho các câu hỏi Ký nháy là gì? Các loại chữ ký nháy? Ý nghĩa của chữ ký nháy? Tác dụng của ký nháy trong văn bản? Cách sử dụng chữ ký nháy? Trách nhiệm của người ký nháy?...Để cập nhật thêm các thông tin liên quan hoặc thông tin mới nhất các bạn có thể liên hệ với chúng tôi.

Liên hệ : 1900633720

Bài viết tham khảo:

Mã định danh điện tử là gì?

Tổng đài Vinaphone